Es wird in der Praxis meist zwischen Rechnungen mit Umsatzsteuer, Rechnungen als Kleinunternehmer sowie Rechnungen für Kleinstbeträge unter 150 Euro unterschieden. Alle diese haben bestimmte Kriterien die erfüllt werden müssen. Im wesentlichen gibt es die folgenden Anforderungen an die verschiedenen Rechnungen:
Musterrechnung mit Umsatzsteuer
Ihre Rechnungsvorlage wird von Ihrem zuständigen Finanzamt nur dann anerkannt, wenn folgende Angaben enthalten sind (gemäß § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz):
- Name und Anschrift des Unternehmers
- Name und Anschrift des Empfängers der Lieferung oder Leistung
- Art und Umfang der Leistung (Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware)
- Leistungszeitraum/Tag der Lieferung oder Leistung
- Entgelt für die Lieferung oder Leistung
- Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
- anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
- erteilte Steuernummer oder bei EG Lieferungen die UmsatzsteuerIdentifikationsnummer
(USt-IdNr. / V. A. T.) - Ausstellungsdatum der Rechnung
- fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (eindeutig und unique)
- ggf. geleistete Vorauszahlung
- jegliche vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern nicht bereits im
Entgelt berücksichtigt. - Verlagerung der Steuerschuldnerschaft bei Bauleistungen auf den
Leistungsempfänger: z. B. „Als Leistungsempfänger schulden Sie die Umsatzsteuer
nach § 13 b Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG“ - Bei Lieferungen / Leistungen – im Zusammenhang mit einem Grundstück – an
Privathaushalte: „Sie sind gesetzlich verpflichtet diese Rechnung 2 Jahre
aufzubewahren.“
Natürlich sollten die folgenden Angaben auch nicht fehlen:
- Bankverbindung
- Unterschrift: digitale Rechnungen müssen mit einer qualifizierten digitalen Signatur gemäß den Vorgaben des §14 UStG versehen werden.
Rechnung als Kleinunternehmer (gemäß § 19 USTG)
Sobald Sie Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes § 14 sind, brauchen Sie keine Umsatzsteuer ausweise.. Ein entsprechender Hinweis genügt, dass die Umsatzsteuer wegen Anwendung der Kleinunternehmerregelung nicht ausgewiesen wird. Dieser Hinweis ist Pflicht.
Kleinstbeträge bis 150 Euro (gemäß § 33 USTDV)
Bei der so genannten Kleinstbetragsrechnung können Sie auf der Rechnung auf gewissen Angaben verzichten. Bedingung hierfür ist, dass die Rechnungssumme 150 Euro nicht übersteigt. Bei der Kleinstbetragsrechnung in das EU-Ausland gelten allerdings noch weitere Besonderheiten.
- Name und Anschrift des Unternehmers
- Art und Umfang der Leistung (Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware)
- Entgelt inklusive Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer
Summe. Ein gesonderter Steuerausweis muss nicht erfolgen. - anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
- Ausstellungsdatum der Rechnung
Neuer Regelung: Seit 01.01.2017 gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern (kurz: GoBD) vollständig. GoBD ist eine Vorgaben des Bundesfinanzministeriums. Geschäftsvorgänge wie Rechnungen müssen demnach unveränderbar aufgezeichnet werden. Nur unveränderbare Aufzeichnungen werden bei einer behördlichen Prüfung anerkannt.