Mahnungen

Nach einem erteilten Auftrag für Waren oder einer erbrachten Leistung, wird entsprechend eine Rechnung gestellt.

Die Rechnung erfüllt ein paar grundsätzliche Funktionen. Sie dokumentiert eine entsprechende Forderung und fordert den Schuldner auf, die Ware bzw. Leistung zu bezahlen.

Bezahlt ein Kunde die Rechnung für ein geliefertes Produkt oder geleistete Dienstleistung nicht, wird in der Regel ein Mahnverfahren eingeleitet. Hierdurch leidet die Liquidität und es ist ggf. zwingend notwendig die Zahlung formell einzuforden.

Eine Mahnung ist eine eindeutige und unmissverständliche Aufforderung an den Schuldner, die geschuldete Zahlung zu leisten. Der Schuldner gerät somit in Verzug.

Hierzu müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Die Forderung muss fällig sein.
2. Der Gläubiger muss den Schuldner durch eine Mahnung unmissverständlich zur Zahlung aufgefordert haben.

Hierbei ist eine Mahnung an keine besondere Form gebunden. Sie kann sogar mündlich erfolgen, in der Praxis sind schriftliche Mahnungen üblich.

In einem Mahnschreiben wird

• die Rechnungsdaten angegeben, um festzulegen auf welche Forderung sich die Mahnung bezieht.
• eine unmissverständliche Aufforderung angegegben, die fällige Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist zu begleichen

Es werden dem Schuldner normalerweise mehrere Mahnschreiben zugesandt, mit der Aufforderung die Rechnung zu begleichen. (gemäß § 286 BGB ist nur eine einzige Mahnung notwendig. Im normalen Geschäftgebaren werden dem Schuldner bis zu drei Mahnschreiben zugesandt.)

1. Mahnung

Die erste Mahnung wird oft im Stil einer Zahlungserinnerung verfasst und der Schuldner wird an die fällige Rechnung erinnert und freundlich, aber bestimmt aufgefordert, die ausstehende Rechnung zu bezahlen. Meistens enthält die ersten Mahnung keine Zahlungsfrist oder eine Androhung von Konsequenzen.

2. Mahnung

Bei Nichbeachtung der ersten Mahnung, sollte nach ca. 14 Tagen eine zweite Mahnung folgen. Hier wird nun eine ausdrückliche Aufforderung formuliert, die geschuldete Zahlung zu leisten inklusive einer Zahlungsfrist.

3. Mahnung

Verstreicht die Frist der zweiten Mahnung, wird nach weiteren 14 Tagen eine dritte und letzte Mahnung versandt. Der Schuldner wird in diesem Schreiben ein letztes Mal dazu aufgefordert, die fällige Zahlung zu bezahlen. Er wird auch auf möglichen Konsequenzen hingewiesen, die eine Nichtzahlung innerhalb der genannten Frist mit sich zieht.
Es wird darauf hingewiesen, dass ein gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet würde, wenn bis zum Ablauf der letzten Frist keine Zahlung erfolgt. Dies kann für den Schuldner weitere Kosten verursachen. In der letzten Mahnung ist die fällige zu zahlende Summe inklusive Mahnkosten enthalten.

Mahnkosten

Für die erste Mahnung dürfen in keine Kosten erhoben werden. Ab der zweiten, spätestens bei der dritten Mahnung sind dann Kosten fällig. In der Regel sind das pauschal fünf Euro, die auch gerichtlich anerkannt sind. In einem solchen Fall muss der Schuldner dem Gläubiger eine Zahlung für den entstandenen Verzug zahlen.

Vorgaben

Eine vorgeschriebene Form für Mahnungen gibt es nicht.

Wichtige Angaben sind nur das
- aktuelle Datum
- Name und Adresse von Gläubiger
- Name und Adresse von Schuldner
- Rechnungsnummer
- Frist

Ausnahmefälle

Bleibt eine Forderung unbezahlt, ist normalerweise eine Mahnung erforderlich, um den Schuldner in Verzug zu setzen. Laut § 286 BGB gibt es hier jedoch Ausnahmefälle, bei denen der Verzug ohne entsprechende Mahnung eintritt.

Auf eine Mahnung kann demnach beispielweise verzichtet werden, wenn:

• die Fälligkeit per Kalender bestimmt wird oder anhand des Kalenders berechnet werden kann. d.h. wenn ein konkretes Datum als Zahlungsziel vereinbart wurde oder wenn sich das Zahlungsziel aus Angaben wie 15. Kalenderwoche, drei Wochen nach Lieferung oder 30 Tage ab Rechnungsdatum ergibt. Der Schuldner kommt automatisch in Verzug, wenn dieses Zahlungsziel nicht einhält.
• der Termin vom Shuldner selbst benannt wurde, an dem er die Zahlung beglichen wird, jedoch diesen Termin nicht einhält. Dies ist eine sogenannte Selbstmahnung des Schuldners.
• der Schuldner darauf besteht, die Zahlung nicht zu leisten.